VACATURE

Wij zoeken een ‘medewerker onthaal en administratie’ - Onbepaalde duur (37/37)

Het Geuzenhuis coördineert, bundelt en huisvest Gentse vrijzinnig-humanistische verenigingen. Momenteel vinden een 15-tal verenigingen er onderdak. Vanuit het secretariaat wordt aan hen desgewenst logistieke steun geboden. Daarnaast kunnen leden en geïnteresseerden er terecht voor info omtrent activiteiten, lidmaatschapsvoorwaarden en inlichtingen over de georganiseerde vrijzinnigheid. In het documentatiecentrum kunnen boeken, vrijzinnig-humanistische tijdschriften en documentatiemappen geraadpleegd worden. Het Geuzenhuis is ook een volwaardig ontmoetingscentrum. Naast de kantoren zijn er verschillende vergaderruimtes en polyvalente zalen ter beschikking voor diverse activiteiten en/of plechtigheden die vrijzinnigen en sympathisanten er willen organiseren. Het Geuzenhuis brengt een eigen magazine (met nieuwsbrief) uit, d.i. het tijdschrift voor alles wat het Oost-Vlaamse vrijzinnig humanisme aanbelangt.

1. Doel van de functie

Je bent het aanspreekpunt van het Geuzenhuis en ontvangt alle bezoekers. Je geeft informatie over de werking, de verenigingen (en lidmaatschap) en over het vrijzinnig humanisme. Je organiseert de zaalverhuur, staat in voor de facturatie en volgt de financiën op. Je biedt administratieve en organisatorische steun aan de coördinator in functie van de uitvoering van de dagelijkse taken.

2. Taken

a) Administratief / secretariaatsmedewerker

ADMINISTRATIE ALGEMEEN
• Beheer adresbestanden en verzending
• Archief (RvB / briefwisseling / projecten per jaar)
• Bestellingen plaatsen (kantoormateriaal, drank, …)
• Vzw: eventuele statutenwijziging Belgisch Staatsblad doorgeven

ZAALVERHUUR
• Zaalreservaties bijhouden
• Contracten opstellen
• Catering opvolgen
• Factuur opmaken

OPVOLGING FINANCIËN
• Opmaak uitgaande facturen
• Versturen van maningen
• Kas en kasboek bijhouden
• Input boekhouding
• Overleg met boekhouder en penningmeester ter voorbereiding van de AV
• Binnenkomende facturen nakijken en ter betaling doorgeven
• Opvolging betaling facturen
• Nakijken rekeninguittreksels ledenbestand/abonnementen: info doorgeven
• Overzicht financiën eigen programmatie bijhouden

MAGAZINE DE GEUS
• Te koop aan de infobalie
• Beheer adresbestand per editie

b) Onthaal
• Je bent het centrale aanspreekpunt van het Geuzenhuis: lidorganisaties, klanten zaalverhuur, scholen, geïnteresseerden, …
• Je zorgt voor een warm onthaal: mensen vriendelijk wegwijs maken, info verstrekken
• Infopunt vrijzinnig humanisme: kennis van de vrijzinnige verenigingen, lidmaatschap, doorverwijzing, verzamelplaats affiches leerkrachten nc zedenleer, merchandising, gadgets en materiaal, magazine De Geus, tijdschriften andere vrijzinnige organisaties, ticketverkoop
• Schoolbezoeken: je ontvangt scholen en geeft info over het vrijzinnig humanisme en werking
• Je werkt ook op zaterdag (niet op maandag)

c) Ondersteuning lidorganisaties
• In samenwerking met gemotiveerde vrijwilligers ondersteun je de werking van Kunst in het Geuzenhuis vzw. Er is ook ruimte om actief/creatief mee te denken om deze activiteiten vorm te geven
• Contact kunstenaars: procedure en voorwaarden uitleggen, contract opstellen
• Eventueel tentoonstellingsmateriaal ontlenen
• Uitnodiging opstellen, contact drukker en verzenden
• Vernissages voorbereiden en bijwonen

3. Vereisten

- Diploma hoger onderwijs bachelor (A1) of hoger secundair onderwijs (A2).
- Vlotte operationele kennis van tenminste Outlook, Word en Excel is een absolute must
- Ervaring met Filemaker is een pluspunt
- Beschikken over een getuigschrift van goed gedrag en zeden.
- Bereidheid tot sporadisch avondwerk en vaste werkdag op zaterdag.
- Ervaring is een pluspunt.

4. Wij zoeken ter versterking van ons team iemand met volgende attitude, competenties en vaardigheden als mens en professional

- Een medewerker die het vrijzinnig-humanistisch gedachtegoed genegen is en die met een open blik naar de wereld kijkt;
- Een medewerker die vlot is in de omgang en mensen enthousiast benadert;
- Een medewerker met een fundamenteel engagement en een pro-actieve houding om te doen wat nodig is op het moment dat het nodig is (ook al vergt dit een extra inspanning, bovenop het gewone);
- Een nauwkeurige medewerker die om de taken tijdig en naar behoren uit te kunnen voeren, het werk goed kan plannen en organiseren, snel kan schakelen tussen onderwerpen en desondanks zorgvuldig blijven werken;
- Een medewerker die vlot omgaat met verschillende doelgroepen;
- Een medewerker die graag omgaat met cijfers en alles nauwgezet controleert;
- Een medewerker die goed kan organiseren en inplannen;
- Een medewerker met sterke communicatieve vaardigheden;
- Als mens en medewerker ben je een zelfkritische persoon, met een lerende opstelling en drive;
- Een positieve geëngageerde persoon in woorden en daden;
- Een dynamische, creatieve en ondernemende persoonlijkheid die zelfstandig kan werken.

5. Ons aanbod

- Een bediendecontract met een opdrachtbreuk van 37/37. Het contract is een contract van onbepaalde duur.
- Salariëring: administratief medewerker volgens pc 200 - loonschaal klasse D voor A1 (en hoger) of klasse C voor A2 (het barema is raadpleegbaar via www.sfonds200.be/media/541876/2018-loonschaal1.pdf )
- Relevante ervaring wordt meegeteld.
- Een tussenkomst in het woon-werkverkeer.
- Een goede vorming, training en bijscholing eigen aan de functie.
- Een goed uitgebouwde ondersteuning in je werk en je persoonlijke professionele ontwikkeling.
- Een aangename werkplek met een goeie werksfeer. Je leert een uitgebreid netwerk van geëngageerde mensen kennen.
- Indiensttreding kan vanaf 14 mei 2018.

6. Hoe solliciteren?

Bezorg ten laatste (tot en met) maandag 12 maart 2018 aan de coördinator Griet Engelrelst (via griet@geuzenhuis.be):
a) gemotiveerde kandidatuurstelling,
b) curriculum vitae.

De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek.